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Information zur Verarbeitung Ihrer Bewerberdaten

Mit diesen Hinweisen informieren wir Sie über die  Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch die  SMK Versicherungsmakler AG und die Ihnen nach dem  Datenschutzrecht zustehenden Rechte im Rahmen des  Bewerbungsverfahrens in unserem Unternehmen.

Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und wer ist Datenschutzbeauftragter?

SMK Versicherungsmakler AG
Kerkrader Str. 10
35394 Gießen
Vertreten durch: Michael Turba (Vorstandsvorsitzender)

Ansprechpartner im Hause der SMK zum Datenschutz: Jennifer Bellof

Unseren externen Datenschutzbeauftragten Herrn Dr. Marschall (GDPC GbR) erreichen Sie per Post unter der o.g. Adresse mit dem Zusatz – Datenschutzbeauftragter – oder per E-Mail unter datenschutz@smk.ag.

Welche Datenkategorien nutzen wir und woher stammen diese?

Zu den verarbeiteten Kategorien personenbezogener Daten gehören insbesondere Ihre Stammdaten (wie Vorname, Nachname, Namenszusätze wie akademische Grade/Titel, Staatsangehörigkeit), Kontaktdaten (etwa private Anschrift, (Mobil-)Telefonnummer, E-Mail-Adresse) sowie die Daten des gesamten Bewerbungsverfahrens (Anschreiben, Zeugnisse, Fragebögen, Interviews sowie etwaige Leistungsbewertungen, Qualifikationen und bisherige Tätigkeiten, gesetzliche Nachweise).

Ihre personenbezogenen Daten werden in aller Regel direkt bei Ihnen im Rahmen des Einstellungsprozesses erhoben. Daneben können wir Daten von Dritten (z.B. von Online-Jobplattformen, über diese die von Ihnen dort eingegeben Daten an uns weitergeleitet wurden) erhalten haben. Weitere Informationen zur Datenverarbeitung erhalten Sie bei diesen Stellen.

Für welche Zwecke und auf welcher Rechtsgrundlage werden Daten verarbeitet?

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten unter Beachtung der Bestimmungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie weiterer Gesetze (z.B. AGG).

In erster Linie dient die Datenverarbeitung der Durchführung sowie Abwicklung des Bewerbungsverfahrens und der Beurteilung, inwieweit eine Eignung für die betreffende Stelle vorliegt, einschließlich damit verbundener Zwecke, wie bspw. die Verarbeitung zum Zwecke der Kontaktaufnahme mit Ihnen und damit zum Zweck der Kommunikation (einschließlich Terminvereinbarungen) mit Ihnen. Im Ergebnis ist die Verarbeitung Ihrer Bewerberdaten erforderlich, um über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses entscheiden zu können. Die vorrangige Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO.

Die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten beruht auf Ihrer Einwilligung nach Art. 9 Abs. 2 a) DSGVO. Sofern Sie uns besondere Kategorien personenbezogener Daten (z.B. gesundheitsbezogene Daten) freiwillig mitgeteilt haben, deren Verarbeitung für die Entscheidung über die Einstellung nicht erforderlich ist, so erfolgt die Erhebung und Verarbeitung auf Basis Ihrer mit der Übermittlung erteilten Einwilligung. Diese Einwilligung zur Datenverarbeitung können Sie jederzeit Wirkung für die Zukunft widerrufen und der Verarbeitung widersprechen. In diesem Falle werden wird diese löschen.

Verarbeitungen bei erfolgreicher Bewerbung

Sobald ein Anstellungsangebot Ihnen gegenüber ausgesprochen wurde, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, um Ihren Anstellungsvertrag zu erstellen. Hierfür werden alle vertragsrelevanten Informationen (etwa Name, Anschrift, Titel, Vertragsbeginn / -ende, Arbeitsort, Gehalt, Bankdaten, Krankenkasse etc.) verarbeitet und intern an die verantwortlichen Mitarbeiter des Personalmanagements weitergeleitet. Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt zum Zweck der Erstellung des Anstellungsvertrags auf Grundlage von Art. 6 I S. 1 lit. b) DSGVO.

Im Rahmen Ihrer Anstellung verarbeiten wir auch besondere Kategorien personenbezogener Daten (etwa Ihre Konfession für die Kirchensteuer) sowie personenbezogene Daten über strafrechtliche Verurteilungen (etwa Ihr polizeiliches Führungszeugnis). Wir verarbeiten diese Daten für die Begründung und Durchführung Ihres Anstellungsvertrags auf Grundlage von Art. 9 Abs. 2 lit. b) DSGVO, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und Art. 10 S. 1 Alt. 2 DSGVO.

Verarbeitung auf Basis Ihrer Einwilligung – Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Talentpool)

Im Rahmen unseres Bewerbungsverfahrens fragen wir Sie, ob Sie im Falle einer Ablehnung Ihrer konkreten Bewerbung eine Aufnahme Ihrer eingereichten Bewerbungsunterlagen in unseren sog. Talentpool wünschen. Unser Talentpool und die Aufnahme Ihrer Daten hat den Zweck, dass Bewerber, die für eine konkrete Stelle nicht geeignet waren, für zukünftige und besser passende Stellen berücksichtigt werden können. Der Talentpool fungiert dabei als Datenbank, in dem die vormals eingereichten Bewerbungsunterlagen, inkl. Angaben zu Qualifikationen, Fähigkeiten und Erfahrungen der Bewerber, gespeichert und verarbeitet werden.

In diesem Fall willigen Sie (durch Anklicken des entsprechenden Tick-Kästchens) ein, dass wir Ihre Bewerbungsdaten weiter speichern und Ihnen – bis zum Widerruf Ihrer Einwilligung – passende Stellenangebot schicken bzw. in der Zukunft diesbezüglich Kontakt mit Ihnen aufnehmen (können). Ihre in diesem Zusammenhang abgegebene Einwilligung können Sie jederzeit – ohne Angabe von Gründen – widerrufen (z.B. per E-Mail an: datenschutz@smk.ag)., ohne Nachteile befürchten zu müssen. Ihre Daten werden dann umgehend aus unseren Systemen gelöscht.

Verarbeitung auf Basis unserer berechtigten Interessen – Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

Über die eigentliche Erfüllung des (Vor-) Vertrages hinaus verarbeiten wir Ihre Daten – falls erforderlich – um berechtigte Interessen von uns oder Dritten zu wahren. Verarbeitungen Ihrer Daten finden nur dann und insoweit statt, als keine überwiegenden Interessen Ihrerseits gegen eine entsprechende Verarbeitung sprechen, wie insbesondere für folgende Zwecke: Gebäude- und Anlagensicherheit (z.B. durch Zutrittskontrollen).

Verarbeitung zur Erfüllung gesetzlicher Vorgaben – Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO

Wie jeder, der sich am Wirtschaftsgeschehen beteiligt, unterliegen auch wir einer Vielzahl von rechtlichen Verpflichtungen. Primär sind dies gesetzliche Anforderungen (z.B. Sozialgesetzbuch, Handels- und Steuergesetze), aber auch ggf. aufsichtsrechtliche oder andere behördliche Vorgaben (z.B. Berufsgenossenschaft). Zu den Zwecken der Verarbeitung gehören ggf. die Erfüllung steuerrechtlicher / gesetzlicher Kontroll- und Meldepflichten sowie die Archivierung von Daten zu Zwecken des Datenschutzes und der Datensicherheit sowie für Zwecke der Steuerprüfung.

Wer bekommt Ihre Daten?

Ihre Bewerberdaten werden jederzeit vertraulich behandelt. Innerhalb unseres Unternehmens erhalten nur die Personen und Stellen (z.B. Personalabteilung und Fachvorgesetzter, wie z.B. Bereichs- und Vertriebsleiter) Ihre personenbezogenen Daten, die diese für die Einstellungsentscheidung und zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten benötigen. Darüber hinaus können wir Ihre personenbezogenen Daten an Empfänger außerhalb des Unternehmens übermitteln. Hierzu zählen unsere Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO (Host- und Serviceprovider, z.B. für unsere Bewerbermanagementsoftware „coveto“, Datenschutz | coveto), die uns bei der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen (Bewerber-)Daten administrativ/verwaltend unterstützen.

Sofern Sie sich direkt über die Online-Plattform „Indeed“ auf eines unserer dort veröffentlichten Stellenangebote bei uns bewerben, werden im Rahmen Ihrer Bewerbung die folgenden pseudonymisierten Daten von Indeed erhoben/verarbeitet und auch an uns entsprechend zur Vereinfachung der Bewerbung auf unsere Anzeigen für die Bewerber sowie zur Erhöhung der Bewerbungsrate, einschließlich deren administrativer Verwaltung und Steuerung übermittelt:

  • ID der Indeed Apply Bewerbung

  • Status der Bewerbung (Neue Bewerbung, Bewerber wurde kontaktiert, Interview, Angebot unterbreitet, Eingestellt, Kandidat wurde abgesagt)

  • Zeitpunkt des Status

Indeed versteht sich dabei datenschutzrechtlich als eigener Verantwortlicher gemäß der Indeed Privacy Policy. Indeed nutzt, speichert und analysiert diese Informationen für eigene Zwecke, bspw. um die Effektivität deren Websites und ihrer Funktionen zu optimieren. Weitere Informationen finden Sie bei unter den folgenden Links: Indeed Privacy Policy: https://hrtechprivacy.com/brands/indeed#privacypolicy – Indeed Cookie Policy: https://hrtechprivacy.com/brands/indeed#Cookies

Alternativ können Sie sich auch direkt auf das jeweilige Stellenangebot über unsere eigene Karriere-Webseite https://www.smk-group.de/karriere/ bewerben.

Von wem bekommen wir Ihre Daten?
Sie haben grundsätzlich die Möglichkeit, sich über Karriere-Portale, auf denen unsere Stellenausschreibungen veröffentlicht werden, zu bewerben oder initiative Anfragen über Social-Media-Plattformen, wie bspw. LinkedIn zu stellen. So können Sie sich bspw. über die Plattform Indeed direkt bei uns bewerben. In diesen Fällen erhalten wir Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen der jeweiligen Bewerbung von dem jeweiligen Plattformbetreiber.
Welche Datenschutzrechte können Sie als Betroffener geltend machen?

Sie können unter der o.g. Adresse kostenlos Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten verlangen. Darüber hinaus können Sie unter bestimmten Voraussetzungen die Berichtigung oder die Löschung Ihrer Daten verlangen. Ihnen kann weiterhin ein Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten sowie ein Recht auf Herausgabe der von Ihnen bereitgestellten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zustehen. Ferner haben Sie ein Beschwerderecht bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde erreichen Sie unter: Der Hessische Beauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit: Postfach: 3163 65021 Wiesbaden.

Widerspruchsrecht

Verarbeiten wir Ihre Daten zur Wahrung berechtigter Interessen, können Sie dieser Verarbeitung aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, widersprechen. Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Wir löschen Ihre personenbezogenen Daten spätestens sechs Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens. Dies gilt nicht, sofern gesetzliche Bestimmungen der Löschung entgegenstehen oder die weitere Speicherung zu Zwecken der Beweisführung erforderlich ist oder Sie in eine längere Speicherung eingewilligt haben. Die Aufbewahrung für diesen Zeitraum dient der Abwehr von Rechtsansprüchen (insbesondere aus dem AGG) und stützt sich auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Dies gilt nicht, sofern gesetzliche Bestimmungen der Löschung entgegenstehen oder die weitere Speicherung zu Zwecken der Beweisführung erforderlich ist oder Sie in eine längere Speicherung eingewilligt haben. Sollten wir Ihnen keine zu besetzende Stelle anbieten können, jedoch aufgrund Ihres Profils der Ansicht sein, dass Ihre Bewerbung eventuell für zukünftige Stellenangebote interessant sein könnte, werden wir Ihre persönlichen Bewerbungsdaten in unserer Bewerberdatenbank verarbeiten und weiter speichern, sofern Sie dies wünschen und uns hierzu Ihre ausdrückliche Einwilligung vorliegt.

Wie übermitteln wir Daten ins außereuropäische Ausland

Wir übermitteln Ihre personenbezogenen Daten nicht in Drittländer außerhalb der EU oder des EWR. Sollten wir personenbezogene Daten an Dienstleister außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) weitergeben, erfolgt die Weitergabe nur, soweit dem Drittland durch die EU-Kommission ein angemessenes Datenschutzniveau bestätigt wurde oder andere angemessene Datenschutzgarantien (z. B. Vereinbarung der Standardvertragsklauseln der EU-Kommission) vorhanden sind.

Sind Sie verpflichtet, Ihre Daten bereitzustellen?

Im Rahmen Ihrer Bewerbung müssen Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Durchführung des Bewerbungsverfahrens und die Eignungsbeurteilung erforderlich sind. Ohne diese Daten werden wir nicht in der Lage sein, das Bewerbungsverfahren durchführen und eine Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses treffen zu können.

Hinweisgeber – interne Meldestelle

Um Benachteiligungen und Diskriminierungen auszuschließen und auch Bewerbern als Hinweisgeberinnen und Hinweisgebern Rechtssicherheit zu geben, haben wir in unserem Unternehmen einen vertraulichen Meldeweg auf Basis des Hinweisgeberschutzgesetzes eingerichtet. Unser Dienstleister (GDPC GbR) übernimmt für uns als Hinweisgeberschutzbeauftragter die Prüfung und Bearbeitung von entsprechenden Meldungen. Meldungen erfolgen unter dem folgenden Link: Kontaktformular für Hinweisgeber – interne Meldestelle – GDPC GbR.

Redaktionsstand 04.2024