E-Rechnungspflicht in Deutschland – ab 2025 in drei Zeitabschnitten zu neuen Formvorschriften
Zum 01.01.2025 wird in Deutschland die E-Rechnung eingeführt. Diese Pflicht gilt zunächst ausschließlich für den sogenannten B2B-Bereich, also den Rechnungsversand zwischen Unternehmern.
Ab dem Jahreswechsel 2024/2025 muss grundsätzlich jedes Unternehmen bereit sein E-Rechnungen zu empfangen. Neben der obligatorischen E-Mailadresse wird es dafür notwendig sein, insbesondere über eine Software bzw. Schnittstelle zu verfügen, um die elektronische Rechnung lesbar zu machen.
Für Macher
Nutzen Sie die E-Rechnung als Chance, Prozesse zu automatisieren und Kosten zu senken. Setzen Sie ein Zeichen für Innovation und Effizienz in Ihrem Unternehmen.
Für Gewissenhafte
Mit der E-Rechnung sichern Sie gesetzliche Compliance und schaffen eine effiziente, revisionssichere Buchhaltung. Sorgen Sie frühzeitig für klare Strukturen.
Für Beständige
Digitalisierung für langfristigen Erfolg: Die E-Rechnung optimiert Ihre Prozesse nachhaltig und sorgt für zukunftssichere, ressourcenschonende Abläufe.
Übergangsregelungen
Um den Unternehmen genügend Zeit für die Umstellung der internen Verwaltungsprozesse zu verschaffen, hat der Gesetzgeber unterschiedliche Übergangsregelungen geschaffen.
Die Pflicht, selber E-Rechnungen an seine Geschäftskunden zu versenden, trifft den Großteil der Unternehmen erst ab dem 01.01.2027. Für kleinere Unternehmen mit einem Jahresnettoumsatz von nicht mehr als 800.000 € besteht diese Pflicht wiederum erst ab dem 01.01.2028.
In der Übergangsphase sind also Rechnungen in diversen Formaten zulässig, insbesondere auch Papierrechnungen oder PDF-Dokumente.
Folgen bei Nichtbeachtung der Formvorschriften
Werden die gesetzlichen Neuregelungen für die Form der E-Rechnungserteilung nicht beachtet bzw. nicht die Voraussetzungen zum Empfang und der Verarbeitung von E-Rechnungen geschaffen, wird das Finanzamt aufgrund formeller Mängel einen Vorsteuerabzug für den Leistungsempfänger versagen.
Das Format der E-Rechnung
Mit der Einführung der E-Rechnung wird der Vorrang der Papierrechnung entfallen. Die E-Rechnung ist dabei nicht als PDF-Datei des Rechnungsdokuments zu verstehen. Vielmehr handelt es sich bei der E-Rechnung um ein strukturiertes elektronisches Format nach einer europäischen Norm.
Die E-Rechnung kann dabei in zweierlei Formaten auftreten. Einerseits in einer rein strukturierten Form, bei der lediglich eine XML-Datei ausgegeben wird. Anderseits ist es möglich, das strukturierte Format mit der visuellen Form zu verbinden, sodass eine hybride Form aus einer – für Menschen nicht auswertbaren – XML-Strukturdatei und einer optisch zu verarbeitenden Rechnungsdatei (Sichtbeleg) zulässig ist.
Vorteile der E-Rechnung
Die Einführung der E-Rechnung wird insbesondere im Rahmen der fortschreitenden Digitalisierung weitere Vorteile hervorrufen. Erst einmal wird durch die gesetzliche Neuregelung sichergestellt, dass in unternehmerischen Leistungsbeziehungen künftig der Rechnungsweg in rein digitaler Form stattfinden wird.
Dies hat wiederum nicht zu verkennende Vorteile für die Weiterverarbeitung der Eingangsrechnungen in der Buchhaltung. Denn durch das standardisierte strukturierte Dateiformat wird es möglich sein, die Rechnungsbelege (nahezu) vollautomatisch in der Finanzbuchführung durch den Einsatz künstlicher Intelligenz zu verarbeiten. Bisherige Unsicherheiten beim Einsatz von Schrifterkennungssoftware werden durch den einheitlichen Dateiaufbau beseitigt.
Daraus folgt unweigerlich, dass diverse Ressourcen im Unternehmen im Vergleich zum bisherigen Prozess eingespart werden können. Dies betrifft unter anderem zeitliche Ressourcen der Mitarbeiter in Verwaltungs- und Rechnungswesenabteilungen, aber auch weitere materielle und finanzielle Ressourcen wie das Einsparen von Porto, Papier und Druckertonern.
Best Practice und ergänzende Hinweise
Empfehlenswert ist, dass für den Rechnungseingang eine eigene E-Mailadresse im Unternehmen angelegt wird, sodass sichergestellt ist, dass der Eingang von E-Rechnungen nicht mit anderem Mailverkehr vermischt wird.
Einerseits dient dies einer erleichterten Handhabung im Unternehmen. So können zum Beispiel durch automatisierte Prozesse und Regeln des E-Mailpostfachs die eingehenden Rechnungen ohne manuelles Eingreifen an Portale oder Softwarelösungen weitergeleitet bzw. hochgeladen werden, um diese für die Buchführung weiterzuverarbeiten.
Andererseits wird einer bereits seit vielen Jahren bestehenden gesetzlichen Pflicht in Zukunft eine deutlich größere Aufmerksamkeit gewidmet werden müssen. Denn neben dem Empfangen und Verarbeiten der E-Rechnungen müssen diese nach den GoBD revisionssicher digital archiviert werden. Dazu ist es nicht ausreichend, dass die Mails bzw. Mailanhänge auf lokalen Datenträgern gesichert werden. Regelmäßig werden Dokumentenmanagementsysteme oder spezielle Cloudanwendungen zur Sicherung der Buchführungsbelege zum Einsatz kommen müssen.
„Mit der Einführung der E-Rechnungspflicht in Deutschland ergeben sich für die Unternehmen diverse zusätzliche Pflichten, vor allem aber enorme Chancen und Potenziale. Hier sind insbesondere das Vorantreiben der Digitalisierung und eine höhere Effizienz in der Buchführungsabteilung zu nennen. Hierzu bedarf es aber gewissen prozessualen Anpassungen, einem aktiven Handeln der Unternehmensführungen sowie unter Umständen zusätzlicher Softwarelösungen. Angesichts der Tragweite sollte das Thema daher zeitnah und mit der nötigen Konsequenz aktiv angegangen werden. Gerne informieren wir Sie persönlich über weitere Details und Vorschläge für Softwarelösungen. Kontaktieren Sie uns hierzu gerne zeitnah.“
Weitere Artikel zu
